매월 결산을 완료하면 이런 질문들이 쏟아집니다. "재료비가 왜 이렇게 높게 나와?", "고정비 10% 줄일려면 어떻게 할거야?" .... 그렇습니다. 사실 분석이란 어쩌면 '왜'라는 질문에서 시작해서 '어떻게'라는 답을 구해가는 과정일지도 모릅니다. 분석을 이렇게 정의 하겠습니다.
분석 : 우리가 해결하고자 하는 문제를 정의하고 효과적이고 의미있는 해결책을 제시하여 분석 정보이용자에게 우리가 의도하는 반응을 이끌어내는 일련의 활동
그리고 이 분석 프로세스를 문제 정의하기, 배경지식 쌓기, 가설 설정하기, 추상화하기, 자료 수집하기, 자료 분석하기, 보고하기의 7단계로 나누어 이야기하려고 합니다. 오늘은 그 첫번째인 문제 정의하기입니다.
발생형, 탐색형, 설정형 문제
분석을 잘하기 위한 첫 단추가 바로 문제를 올바르게 정의하는 일입니다. 문제는 현재 상태와 바람직한 상태의 차이를 말합니다. 이러한 문제를 크게 발생형, 탐색형, 설정형 문제로 구분합니다. 발생형 문제는 이미 일어난 문제를 말합니다. 고객의 클레임, 불량품 발생 등이 발생형 문제입니다. 탐색형 문제는 지금 잘되고 있지만 더 잘해보고 싶은 문제를 말합니다. 생산성 향상, 재고 감축, 원가 절감 등이 해당됩니다. 설정형 문제는 아직 일어나지는 않았지만 앞으로 어떻게 할 것인가에 해당하는 문제입니다. 해외시장 개척, 신규 고객 확보 등 입니다.
속도가 아니라 방향
잘 정의된 문제는 합리적인 분석을 위한 올바른 방향을 제시합니다. 우리에게 중요한 것은 일의 속도가 아니라 방향입니다. 아무리 노를 빨리 젓는다고 해도 방향이 잘못되었다면 점점 더 목적지에서 멀어질 뿐입니다. 이것이 우리가 문제를 잘 정의해야 하는 이유입니다. 그렇다면 문제를 잘 정의 하기 위해서는 어떻게 해야 할까요?
단계별 마일스톤(Milestone) 설정하기
우선 현재 상태와 바람직한 상태를 파악합니다. 모든 분석은 여기에서 시작됩니다. 대부분의 사람들은 바람직한 상태에 대해서만 생각할 뿐 현재 상태를 고민하지 않습니다. 그러면 무리한 계획을 세울 수 밖에 없고, 마감시한이 다가와서야 서두르게 됩니다. 현재 몸무게가 80kg이고 3개월 내에 70kg을 만드는 다이어트 계획을 세운다고 가정하겠습니다. 이제 3개월에 해당하는 시간을 1개월씩 나누어 봅니다. 그리고 10kg을 5kg, 3kg, 2kg으로 나눕니다. 75kg, 72kg, 70kg이라는 월별 목표 체중을 얻었습니다. 이를 마일스톤(Milestone)이라고 합니다. 어떤 분석을 하게 되던지 이렇게 우리에게 주어진 시간과 단계별 마일스톤을 설정하고 현재 달성해야 할 마일스톤에 집중하면 효과적으로 목표를 달성할 수 있습니다.
시간의 역순으로 계획하고 전진하기
이런 단계별 마일스톤을 설정할 때 지금부터 계획을 수립하는 것 보다 시간의 역순(Time-Reversed)로 설정하게 되면 나중에 시간에 쫓기게 되는 것을 미연에 방지할 수 있습니다. 이제 해야 할 일은 수립된 계획을 실천하는 것 뿐입니다. 항상 마일스톤을 생각하고 오늘 밟아야 할 계단이 어디인지에 확인하고 집중하는 것이 중요합니다. 오늘 내가 이 계단을 오르면 반드시 목표를 달성하게 될 것이라는 신념을 같고 일이 잘 풀리든 아니든 한 걸음씩 나가다 보면 어느새 목표에 가까워져 있는 스스로를 발견하게 됩니다.
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